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關于印發《代理記賬行業執業規范指引第3號——代理銀行支付業務》的通知

發文日期:2019-03-21  |  文號:滬財會〔2019〕17號  |  發文機關:上海市財政局  |  查看更多屬性
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內容描述:關于印發《代理記賬行業執業規范指引第3號——代理銀行支付業務》的通知。
各區財政局:
  為規范代理記賬機構辦理業務,提高執業質量和服務水平,促進代理記賬行業健康發展,根據《中華人民共和國會計法》、《代理記賬管理辦法》、國家統一的會計制度等法律法規規定,我局制定了《代理記賬行業執業規范指引第3號——代理銀行支付業務》,現予印發,為行業機構提供業務指導。執行中有何問題,請及時反饋我局。
 
  上海市財政局
  2019年3月21日
代理記賬行業執業規范指引第3號——代理銀行支付業務(試行)
  

第一章 總則

  第一條 為了規范代理記賬行業辦理代理銀行支付業務,明確執業要求,保證執業質量,制定本指引。
  第二條 本指引適用于代理記賬機構接受委托人委托辦理代理銀行支付業務。 
  本指引所稱代理記賬機構是指在本市依法取得代理記賬資格,從事代理記賬業務的機構。
  本指引所稱委托人是指委托代理記賬機構辦理代理銀行支付業務的公司、企業等單位。
  本指引所稱代理銀行支付是指代理記賬機構接受委托人的委托,根據委托人具體支付行為的授權,按照有關法律法規及相關規定進行單次單批的銀行付款,包括審核原始單據,填寫紙質付款憑證或者通過網上銀行填寫電子付款憑證,辦理銀行付款手續。
  第三條 代理記賬機構辦理代理銀行支付業務,應當遵守《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國票據法》、以及國家有關現金管理和支付結算辦法的規定。
  第四條 本指引提供有關代理銀行支付業務內容、程序和方法的具體指導。代理記賬機構辦理代理銀行支付業務時,可以根據有關法律法規規定,結合具體情況運用專業判斷做出相應處理。
  第五條 本指引包含承接業務、編制計劃、業務規范、質量控制、檔案管理等內容。

第二章 承接業務
第一節 了解委托人基本情況
  第六條 在承接業務之前,代理記賬機構執業人員應當了解委托人基本情況,初步調查委托人內部控制制度和執行情況,評估委托風險,并與委托人就約定事項進行商議,明確委托目的及范圍。
  第七條 代理記賬機構執業人員應當通過與委托人管理當局座談、實地參觀、查閱各項管理制度等方法,了解委托人的基本情況。基本情況應當考慮以下主要因素:
  (一)所屬行業、業務性質、經營規模與特點,以及管理組織結構;
  (二)經營情況及經營風險;
  (三)財務管理制度;
  (四)銀行支付流程及審批制度;
  (五)是否存在經濟糾紛、訴訟事件及違法違規行為;
  (六)其他與簽訂代理銀行支付業務約定書相關的事項。

第二節 簽訂代理銀行支付業務約定書
  第八條 代理記賬機構執業人員對委托人的基本情況進行了解后,應當充分評估委托風險及自身的執業勝任能力,以確定是否承接此項業務。
  第九條 代理記賬機構擬承接代理銀行支付業務的,應當在辦理代理銀行支付業務前,與委托人就代理銀行支付業務約定條款達成一致意見,并簽訂業務約定書,以避免雙方對代理銀行支付業務的理解產生分歧。
  第十條 代理銀行支付業務約定書是代理記賬機構與委托人共同簽訂的,以確定代理銀行支付業務的委托與受托關系,明確委托目的、委托范圍,以及雙方責任與義務等事項的書面合約。業務約定書除應具備法律規定的基本條款外,還應明確以下基本內容:
  (一)簽約雙方的名稱;
  (二)委托的業務范圍,執行銀行支付業務的要求;
  (三)雙方應承擔的相應責任;
  (四)委托業務的收費;
  (五)業務約定書的有效期間;
  (六)有關業務終止的約定;
  (七)違約責任;
  (八)簽約雙方認為應約定的其他事項;
  (九)簽約時間。
  第十一條 代理銀行支付業務約定書簽訂完成后,代理記賬機構應對代理銀行支付業務約定書統一編號,并歸入代理銀行支付業務檔案。

第三節 確認代理銀行支付業務流程
  第十二條 簽訂業務約定書后,代理記賬機構應該派出專業團隊,對委托人的組織架構、銀行支付流程、審批制度等進行實地調研,出具書面的代理銀行支付流程確認書(以下簡稱支付流程確認書),經委托雙方蓋章確認,委托雙方各執一份。代理記賬機構應該嚴格按約定的代理銀行支付業務流程執行代理業務。
  第十三條 支付流程確認書應明確以下主要事項:
  (一)授權委托代理支付的銀行賬戶。包括賬戶種類、開戶行、銀行賬號等。
  (二)委托支付方式。明確手工支付、網銀支付等的具體方式。
  (三)支付權限。明確委托人指定的支付授權人,以及授權人的審批限額和審批范圍。
  (四)支付審批信息的確認方式和識別要素。委托人指定的支付授權人審批信息的確認方式有郵件通知支付、原始憑證支付或其他方式支付。不同的確認方式應當確定相應識別要素。郵件通知支付的,應明確授權人及相應郵箱。原始憑證支付的,應明確原始憑證的交接方式及交接人。其他方式支付的,應明確授權人以及相應文書等。
  (五)支付時效。明確立即支付、固定期限支付、指定日期支付等。
  (六)支付職責。應明確不同委托支付方式下的支付職責分工。
  手工支付的,通過法人章和財務專用章由委托人和代理記賬機構的分別保管,實現銀行付款過程的共同參與和相互牽制;或者法人章和財務專用章均委托代理記賬機構保管,由代理記賬機構全權付款。
  網銀支付的,通過銀行密鑰由委托人和代理記賬機構的分別保管,實現銀行付款過程的共同參與和相互牽制;或者銀行密鑰均委托代理記賬機構保管,由代理記賬機構全權付款。
  (七)支付業務流程。根據委托人的委托支付方式、支付授權權限、支付時效、支付分工等,設計約定相應業務流程。
  (八)其他約定。
  第十四條 支付流程確認書簽署后,委托雙方應嚴格按約定的流程執行,當流程約定的內容發生變化,應重新確認支付流程,并經委托雙方書面確認。
  

第三章 編制計劃

  第十五條 代理記賬機構接受委托人委托后,應當委派具有相應執業勝任能力的執業人員為委托人辦理代理業務。
  第十六條 代理記賬機構執業人員應當在辦理代理銀行支付業務前,根據業務約定書及支付流程確認書編制代理銀行支付業務工作計劃,以有效執行代理銀行支付業務并確保執業質量。
  第十七條 代理銀行支付工作計劃是代理記賬機構為完成代理銀行支付業務,在具體執行代理銀行支付程序之前編制的工作計劃。在計劃代理銀行支付業務工作時,執業人員應當考慮以下主要因素:
  (一)業務約定書以及支付流程確認書的條款;
  (二)委托人所屬行業及經營特點;
  (三)委托人的經營規模,及原有銀行支付業務的審批制度及流程;
  (四)委托人的開戶銀行有關的支付管理要求;
  (五)委托人對銀行支付業務的要求,考慮重要性以及代理銀行支付業務風險要素;
  (六)業務流程中關鍵業務崗位不相容的要求;
  (七)參與業務的人員及其技能的要求。
  第十八條 代理銀行支付工作計劃一般應包括以下基本內容:
  (一)委托人基本情況
  委托人所屬行業及特點;業務性質、組織結構、經營規模、經營情況及經營風險;銀行支付業務審批制度等。
  (二)委托人銀行支付的基礎信息
  1.開戶銀行信息及聯系方式;
  2.銀行支付方式;
  3.指定支付授權人信息及權限;
  4.支付審批制度及審批流程。
  (三)項目組成員及職責分工
  在確定項目組成員,特別是確定項目負責人時,應充分考慮其從業經驗、勝任能力及獨立性,并根據各自特長合理分工。
  (四)其他有關內容
  根據委托人的情況,其他應當特別考慮的相關情況。
  第十九條 代理銀行支付工作計劃編制完成以后,應附代理銀行支付業務約定書、支付流程確認書及其他相關資料一并交由代理記賬機構有關業務負責人審核和批準。重大項目的代理銀行支付業務工作計劃,應經代理記賬機構主要業務負責人審核和批準,并簽署審核和批準意見。
  第二十條 代理銀行支付工作計劃,應審核以下主要事項:
  (一)時間預算是否合理;
  (二)項目組成員的選派與分工是否恰當;
  (三)工作計劃能否達到業務約定的預期委托目標;
  (四)能否有效控制業務風險。
  第二十一條 計劃代理銀行支付業務工作不是一個孤立的階段,而是整個代理銀行支付業務中持續的、不斷修正的過程。
  由于未預期事項,業務情況發生變化等因素,執業人員可以根據實際情況,在業務實施過程中進行必要的調整,修訂計劃實施范圍、程序和時間等。執業人員應將調整后的代理銀行支付業務工作計劃,按照要求交由有關業務負責人或主要業務負責人審核和批準。
  

第四章 業務規范

  第二十二條 代理記賬機構在辦理代理銀行支付業務時,應當嚴格遵循業務約定書及支付流程確認書的約定,如發現委托人提交的付款申請與約定不符的或違反相關法律法規的,應退回要求其予以補正,不能補正的應拒絕受理。
  第二十三條 代理記賬機構應當根據支付流程確認書,在代理銀行支付過程中遵循以下四個步驟:
  (一)取得委托人代理銀行支付的審批信息及資料;
  (二)審核委托人提交的代理銀行支付的審批信息及資料;
  (三)為委托人辦理銀行付款;
  (四)每月編制銀行存款余額調節表及其他報表。
  第二十四條 代理記賬機構取得委托人代理銀行支付的審批信息時,應確認審批信息與支付流程確認書相關約定是否相符。應著重審核以下信息:
  (一)授權人是否與支付流程確認書中委托人指定的授權人相一致;
  (二)授權人的提交信息是否符合支付流程確認書中有關審批限額和審批范圍;
  (三)審批信息是否符合支付流程確認書認可的確認方式及識別要素。
  第二十五條 代理記賬機構應按業務約定書及支付流程確認書,對授權人提交的代理銀行支付的審批資料進行審核。通常審核的內容包括:
  (一)供應商付款信息審核
  1. 發票上的供應商名稱與合同或訂單上的是否一致;
  2. 授權人已審核通過的供應商的貨物或服務的名稱,與發票上貨物或服務名稱是否一致;
  3. 授權人已審核通過的供應商的發貨數量或服務頻次,與發票上發貨數量或服務頻次是否一致;
  4. 授權人已審核通過的供應商發票總金額,與發票上的總金額是否一致;
  5. 委托雙方約定的其他事項。
  (二)員工報銷信息審核
  1. 員工報銷申請表是否按規定經過委托人內部審核;
  2. 員工提供的報銷發票金額與員工報銷申請表的金額是否一致(除另有規定的除外);
  3. 員工提供的報銷發票的抬頭及納稅人識別號與委托人的是否一致;
  4. 員工報銷的發票屬性與員工報銷申請表上的填寫內容是否一致;
  5. 委托雙方約定的其他事項。
  (三)往來款及工資薪金支付審核
  1. 付款申請表是否履行了委托人內部的審核程序;
  2. 付款金額和對方賬戶與相關附件信息一致;
  3. 委托雙方約定的其他事項。
  第二十六條 代理記賬機構在填制付款單前,需要確認委托人銀行賬戶是否有足夠余額支付當期的所有付款。如果委托人銀行余額不足,應及時告知委托人。
  第二十七條 代理記賬機構以手工方式為委托人辦理銀行支付時,應當關注以下幾個方面:
  (一)確認有足夠的空白銀行付款單可供使用,包括支票、貸記憑證、電匯憑證等;
  (二)按照審核過的付款資料,準確填寫銀行付款單,包括付款日期、收款人全名、銀行賬戶信息、金額、用途等;
  (三)將已填寫完整的銀行付款單交由代理記賬機構指定復核人進行審核;
  (四)審核后的銀行付款單,申請加蓋委托人的銀行預留印鑒(采取雙方分別支付方式的,應及時與委托人聯系,加蓋委托人所保管的銀行預留印鑒);
  (五)將已加蓋銀行預留印鑒的銀行付款單,送達委托人的開戶銀行,進行銀行付款;
  (六)收到銀行扣款回單,確認付款成功。
  第二十八條 代理記賬機構以網銀方式為委托人辦理銀行支付時,應當關注以下幾個方面:
  (一)在網上銀行建立供應商或員工銀行信息,并保存于付款模板;
  (二)按照審核過的付款資料,在網銀系統填寫網上銀行付款單,包括付款日期、收款單位或個人全名、銀行賬戶名稱、銀行賬號信息、付款金額、用途等;
  (三)代理記賬機構指定復核人對網上銀行付款單進行審核;
  (四)在網銀系統填報網上銀行付款單(采取雙方分別支付方式的,應及時通知委托人在網上銀行辦理復核),完成付款單的生成和提交;
  (五)收到銀行扣款回單,確認付款成功。
  第二十九條 代理記賬機構應該在每月完成所有銀行支付業務后,對照委托人開戶行提供的銀行對賬單,為委托人編制銀行存款余額調節表,確保經過調節后的賬面存款與銀行存款一致。
  第三十條 代理記賬機構應對委托人的銀行預留印鑒章或網銀密鑰妥善保管,實施完善的內部控制程序,嚴格遵守不相容職務分離原則和授權使用原則,確保其使用的安全性。
  

第五章 質量控制

  第三十一條 為保證代理銀行支付業務質量,代理記賬機構應當實施有效的職業道德規范和業務質量控制規范。
  第三十二條 職業道德規范。代理記賬機構應當加強職業道德教育,引導和督促執業人員遵守職業道德規范,恪守獨立、客觀、公正原則。
  第三十三條 業務質量控制規范分為兩個層次:
  (一)代理銀行支付工作全面質量控制政策與程序;
  (二)代理銀行支付業務的質量控制程序。
  第三十四條 代理記賬機構應制定和運用以下全面質量控制政策和程序:
  (一)業務承接
  代理記賬機構承接代理銀行支付業務,應當考慮其自身能力和獨立性,以及委托人管理當局是否正直、誠實等因素。
  (二)工作委派
  代理記賬機構應當根據業務性質及復雜程度,將代理銀行支付業務委派給具有相應專業勝任能力的人員。
  代理記賬機構應當確保全體執業人員達到并保持履行其職責所需要的專業勝任能力,以應有的職業謹慎態度執行代理銀行支付業務;應當為全體執業人員提供適當的專業培訓,以提高其專業勝任能力。
  (三)分級督導
  代理記賬機構應當建立分級督導制度,要求各級督導人員對各層次的代理銀行支付工作進行指導、監督和復核。
  督導人員是指對代理銀行支付工作負有指導、監督和復核責任的各級人員,包括代理記賬機構業務負責人、對代理銀行支付項目負直接責任的項目負責人和負有督導責任的其他人員。
  第三十五條 代理記賬機構各級督導人員應當根據代理銀行支付業務人員的專業勝任能力等因素,合理確定對其工作進行指導、監督和復核的方式及程度,并實施具體的監督和復核程序。代理記賬機構對代理銀行支付業務至少執行二級復核程序,一級復核由項目負責人實施,二級復核由相關督導人員實施。通過對業務人員的具體銀行支付工作及時進行復核,以合理保證:
  (一)代理銀行支付工作已按具體工作計劃及支付流程確認書的要求進行;
  (二)代理銀行支付工作過程已適當記錄;
  (三)收集的資料是否充分、適當,并經委托人確認無誤;
  (四)預定的委托目標已實現;
  (五)與委托人的溝通記錄完整、真實; 
  (六)遵循法律法規及相關規定。 
  第三十六條 代理記賬機構應當保持職業的謹慎性,進行風險評估,對委托人重大項目的支付項目,應當加強管理,增加復核環節,必要時應保留按照支付流程確認書支付的證明材料。
  

第六章 檔案管理

  第三十七條 本指引所稱的代理銀行支付檔案是指代理記賬機構在辦理代理銀行支付業務過程中形成的如實記載執行業務始末的文件及資料。
  代理記賬機構承接委托人代理銀行支付業務時,一并承接委托人代理記賬業務的,代理銀行支付檔案管理則按照本指引第1號——代理記賬業務的檔案管理規定執行。
  第三十八條 代理銀行支付檔案主要包括:代理銀行支付業務約定書、代理銀行支付流程確認書、工作計劃表、付款申請單、供應商發票、員工報銷發票、銀行扣款回單、銀行對賬單、銀行存款余額調節表及其他相關資料等。
  以電子形式保管代理銀行支付檔案的,應符合《會計檔案管理辦法》的相關規定。
  第三十九條 代理銀行支付檔案按照會計檔案和機構自存檔案進行分類。屬于會計檔案的包括付款申請單、供應商發票、員工報銷發票、銀行扣款回單、銀行對賬單、銀行存款余額調節表及其他相關資料等。屬于機構自存檔案的包括代理銀行支付業務約定書、代理銀行支付流程確認書、工作計劃表,重要業務付款的證明材料等。
  第四十條 代理記賬機構應當建立代理銀行支付檔案管理制度,實行一戶一檔,分門別類,專人負責管理。
  第四十一條 代理銀行支付業務完成后,應及時將有關代理資料按要求整理歸類、裝訂、立卷、保存、歸檔。
  第四十二條 代理記賬機構應當按委托協議的約定或至少于會計年度終了向委托人移交代理銀行支付業務中的會計檔案,并辦理交接手續。